A OAB-GO começou a implantar nesta semana um novo modelo de gestão de documentos. O arquivamento, que antes era feito na sede da instituição, agora será gerido por uma empresa terceirizada.
Os documentos físicos já estão sendo retirados da sede da OAB-GO e transportados para a sede da empresa gestora dos documentos, situada no Distrito Agroindustrial de Aparecida de Goiânia (Daiag). No local, os documentos serão indexados com códigos de barra e armazenados em caixas especializadas.
Um software especializado em gestão de documentos é utilizado para que toda a movimentação dos arquivos seja rastreada. Toda documentação é desinfetada, é criada uma tabela de temporalidade, e são aplicados requisitos de segurança para consulta e guarda dos documentos.
De acordo com o secretário-geral da OAB, Jacó Coelho, entre as vantagens da terceirização estão a redução da infraestrutura e a tecnologia em recursos de controles informatizados e de segurança. "Isso tudo, além de gerar soluções para grandes volumes de papéis que ocupam grandes espaços na nossa instituição."
Os gestores de departamento da seccional goiana receberam treinamento para a nova padronização de arquivamento de documentos. Desta forma, os documentos ficarão organizados já no novo modelo de gestão.
Fonte: OAB-GO
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